Wil jij graag als secretaresse / management assistent werken bij een Amsterdams makelaarskantoor?

IFS Recruitment https://ifsrecruitment.nl/ werft exclusief voor dit Amsterdamse makelaarskantoor, met lidmaatschap van de Nederlandse Vereniging van Makelaars (NVM) en het daaraan verbonden lidmaatschap van de Makelaars vereniging Amsterdam (MVA). Het kantoor bestaat inmiddels ruim 10 jaar en is gevestigd in een knus grachtenpand aan een gracht in Amsterdam West. Het gezellige team van harde werkers bestaat uit 3 makelaars en een verzekeringenspecialist en samen hebben zij jarenlange ervaring in het Amsterdamse vastgoed en beschikken ze over een uitgebreid netwerk. Al vele jaren timmeren ze samen aan de weg en op kantoor heerst een gemoedelijke en warme Amsterdamse sfeer.

Wat jij dagelijks mag doen

Als secretaresse / management assistent heb je afwisselend en uitdagend werk en voor het team op kantoor speel jij een heel belangrijke rol! Jij bent veelal het eerste aanspreekpunt voor cliënten, en de stem en het gezicht van het kantoor.

Stel je voor dat jij ’s ochtends op de fiets aankomt op kantoor en het kantoor opent, jouw computer en van jouw 4 collega’s opstart en de koffiemachine alvast aan en klaarzet. Je pakt de post erbij, en met een kop koffie aan jouw bureau start de werkdag; en intussen komen jouw collega’s ook binnen.

Jij houdt je onder meer bezig met het verzorgen van alle correspondentie zoals bevestigingse-mails, stukken opvragen, recherche en voorwerk voor dossiers. Met regelmaat ondersteun jij in het opmaken van koopovereenkomsten en taxatierapporten. Je maakt dossiers aan en organiseert en verwerkt dit in de administratie en je digitaliseert het dossier. Regelmatig neem je de telefoon aan en heb je contact met andere makelaars, klanten, huiseigenaren en huiskopers en verkopers. Daarnaast houd jij de agenda’s bij en stel je verkoopbrochures samen. Tussendoor maak jij raampresentaties en plan je de bezichtigingen. Af en toe neem je de tijd om mee te luisteren naar de gesprekken die jouw collega’s (telefonisch) voeren om te leren of om je te verdiepen in een specifiek dossier.

Bovendien zorg jij voor het reilen en zeilen op kantoor zoals kantoorbenodigdheden bestellen, en zeker zo belangrijk, de koffie ;-)! Collega’s ondersteuning bieden bij bezoeken aan locaties (sleutels en brochures klaarleggen), taxaties, agenda’s beheren etc.. Regelmatig verzorg jij de facturatie en maak je eenvoudige overzichten in Excel. Jij streeft ernaar om jouw team aan collega’s te ontzorgen, ook op de dagen dat je niet op kantoor bent.

Jij bent een kei met websites, social media, mobile en apps en jij neemt graag het initiatief om de website en social media (LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter etc.) van het kantoor beter vindbaar en zichtbaar te maken en het makelaarskantoor beter digitaal kan etaleren en presenteren.

Gastronomie vind jij belangrijk als onderdeel van jouw werk. Regelmatig open en sluit jij het kantoor, je doet wekelijks boodschappen, en dagelijks zet jij de lunch klaar en ontvang je gasten en zorg jij voor een prettige sfeer en representatieve uitstraling van het kantoor.

Herken jij jezelf hierin?

Als secretaresse / management assistent is het belangrijk dat je zelfstandig kan werken en dienstverlenend bent ingesteld. Je helpt cliënten en collega’s met allerlei vraagstukken. Ook is het erg belangrijk dat je overzicht kan houden en dat je een structuur aanhoudt. Want de administratieve werkzaamheden moeten nauwkeurig en correct uitgevoerd worden. Je hebt vaak een grote hoeveelheid werk te doen en soms doe je veel dingen tegelijk. En bij rustige momenten neem je het initiatief om werk naar je toe te trekken of om collega’s te ondersteunen.

Voor het team heb jij een spilfunctie en je bent een echte teamplayer. Jij weet op charmante wijze om te gaan met de stress van ad hoc drukte of piekmomenten. Je kunt je heel goed inleven in jouw teamleden en ontzorgt ze op het juiste moment. Om de druk van de ketel te houden krijg jij bij iedereen een lach op het gezicht vanwege jouw goed gevoel voor (Amsterdamse) humor of jouw goede humeur! Dan zou jij toch graag secretaresse / management assistent bij dit gezellige en professionele team willen worden?

Wat vragen wij van jou?

Onze voorkeur gaat uit naar een secretaresse / management assistent met bij voorkeur ervaring in de makelaardij, maar dat is geen must. Belangrijk vinden wij wel:

• een afgeronde MBO opleiding
• affiniteit met de makelaardij
• minimaal 3 jaar werkervaring als secretaresse en/of office of administratief medewerker
• bij voorkeur werkervaring bij een makelaarskantoor of in de vastgoed/onroerend goed sector, of bijvoorbeeld bij een notariskantoor of verzekeringspraktijk
• bekend en handig met social media en internet/website mogelijkheden
• enige jaren gewerkt met en handig met MS Windows, Word, Excel, Powerpoint en vergelijkbare software
• ervaring en handig met dossiers digitaliseren en data digitaal inrichten en opslaan
• bereid om 32 tot 40 uur per week te werken
• woonachtig in Amsterdam of directe regio (< 15 km)
• een verzorgd voorkomen en prettig in de omgang omdat je veel telefonische en persoonlijke contacten hebt en gasten ontvangt en klanten helpt

Wil jij weten bij welk leuk Amsterdams makelaarskantoor jij kan gaan werken?

Reageer dan direct op deze vacature en laat deze kans op een leuke en afwisselende baan als secretaresse / management assistent niet liggen! Voor deze leuke baan verdien jij een beloning die past bij jouw inzet en de belangrijke rol die je hebt voor het team.

Email direct jouw enthousiasme met CV aan jeffry.proost@ifsrecruitment.nl of vraag om meer info aan Jeffry Proost onder 06-46308500.